Selasa, 06 Agustus 2013

Jago ngarsip dalam waktu singkat, mungkin banget!!



SISTEM KEARSIPAN(Filing System)
                Banyak orang bekerja di berbagai perusahaan dan melakukan banyak kegiatan yang berhubungan dengan kertas-kertas. Namun setelah kertas/berkas bertumpuk mereka sulit untuk menanganinya. Nah, kebetulan ni saya di kampus tercinta diberi mata kuliah yang berkaitan dengan kearsipan oleh Mom Eka. Oleh karena itu saya ingin berbagi pengetahuan ni mengenai sistem kearsipan. Adapun sistem kearsipan ada beberapa macam sebagai berikut :
1.       Sistem Abjad
a.       Pengertian
Sistem kearsipan abjad adalah sistem mengarsip dokumen berdasarkan abjad atau alphabet mulai dari nama orang/nama perusahaan yang tertera di dalam surat.
b.      Daftar klasifikasi
Yaitu daftar dimana kita bisa mengindeks nama(orang/perusahaan) yang tertera di dalam surat dari setiap surat yang masuk/keluar dari perusahaan.
No
Caption/judul
Indeks
Kode
1
PT HOLILULOH JAYA
HOLILULOH JAYA,PT
Ho
H
2
BANK CENTRAL ASIA
CENTRAL ASIA,BANK
Ce
C
c.       Filing Cabinet
Adalah laci yang harus disiapkan untuk sebagai
tempat untuk mengapsip dokumen.




d.      Kartu Indeks
Reserved: AlYaitu daftar yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali surat yang di inginkan. Contoh :

No
Caption/Judul
Address
No dan Tgl Surat
Jenis surat
Hal
Ket
1
PT HOLILULOH JAYA
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
211/HJ/2013
24 Juli 2013
Surat Permohonan
Pengajuan dana
SM
2
BANK CENTRAL ASIA
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
265/BCA/2013
25 Juli 2013
Surat tagihan
Pelunasan hutang
SM
                   *SM (Surat Masuk)



2.   Sistem Tanggal (Kronologis)
       a. Pengertian
Sistem kearsipan tanggal/kronologis adalah sistem mengarsip dokumen berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun yang tertera di dalam surat.
                b. Daftar Klasifikasi
Yaitu daftar dimana kita bisa mengindeks nama(orang/perusahaan) yang tertera di dalam surat dari setiap surat yang masuk/keluar dari perusahaan.
No
Caption/judul
Indeks
Kode
1
PT HOLILULOH JAYA
HOLILULOH JAYA,PT
Ho
H
2
BANK CENTRAL ASIA
CENTRAL ASIA,BANK
Ce
C
                c. Filing Cabinet
    Adalah laci yang harus disiapkan untuk sebagai
    tempat untuk mengapsip dokumen.





d.      Kartu Indeks
Reserved: Okt-NovYaitu daftar yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali surat yang di inginkan. Contoh :

No
Caption/Judul
Address
No dan Tgl Surat
Jenis surat
Hal
Ket
1
PT HOLILULOH JAYA
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
211/HJ/2013
24 Juli 2013
Surat Permohonan
Pengajuan dana
SM
2
BANK CENTRAL ASIA
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
265/BCA/2013
25 Juli 2013
Surat tagihan
Pelunasan hutang
SM
                   *SM (Surat Masuk)




3.       Sistem Nomor
A.      Sistem nomor yaitu system mengarsip berdasarkan urutan datangnya surat. Nah system nomor ini dibagi berbagai 5 jenis ni diantaranya yaitu :
a.       Dewey
Yaitu berdasarkan pokok kegiatan atau masalahyang tertera didalam surat.
b.      Block
Yaitu berdasarkan struktur organisasi perusahaan secara berurutan.
c.       Sandi
Sama halnya dengan jenis block namun bedanya ialah secara acak.
d.      Terminal digit
Yaitu berdasarkan urutan penyimpanan surat yang datang.
e.      Seri
Tidak beda jauh dengan terminal digit, namun seri ini disertai dengan kelompok atau ruas.
B.      Daftar klasifikasi
Yang sangat membutuhkan daftar klasifikasi dalam system nomor ini yaitu jenis dewey, block, dan sandi. Sisanya tidak begitu membutuhkan daftar klasifikasi ini namun biasanya menggunakan buku agenda.
000
PERSONALIA

010
Gaji Pegawai


011
Gaji Pegawai Tetap



011.0



011.1



011.2



dst

020
……………….


021
……………….



021.0



021.1



021.2



dst

Dst
100

110


111
111.0



111.1



111.2






C.      Filing cabinet
Adalah laci yang harus disiapkan untuk sebagai
Terminal Digit
 
Dewey
 
tempat untuk mengapsip dokumen








D.      Kartu Indeks
Reserved: 100-PAYaitu daftar yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali surat yang di inginkan. Contoh :

No
Caption/Judul
Address
No dan Tgl Surat
Jenis surat
Hal
Kode
Ket
1
PT HOLILULOH JAYA
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
211/HJ/2013
24 Juli 2013
Surat Permohonan
Pengajuan dana
100.0
SM
2
BANK CENTRAL ASIA
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
265/BCA/2013
25 Juli 2013
Surat tagihan
Pelunasan hutang
100.1
SM
                   *SM (Surat Masuk)
4.  Sistem Subjek
        a. pengertian
            yaitu mengarsip berdasarkan perihal yang tertera didalam surat.
                b. Daftar Klasifikasi
Yaitu daftar dimana kita bisa mengindeks nama(orang/perusahaan) yang tertera di dalam surat dari setiap surat yang masuk/keluar dari perusahaan.
No
Caption/judul
Indeks
Kode
1
PT HOLILULOH JAYA
HOLILULOH JAYA,PT
Ho
H
2
BANK CENTRAL ASIA
CENTRAL ASIA,BANK
Ce
C


                c. Filing Cabinet







d.      Kartu Indeks
Reserved: I (Ho)Yaitu daftar yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali surat yang di inginkan. Contoh :

No
Caption/Judul
Address
No dan Tgl Surat
Jenis surat
Hal
Ket
1
PT HOLILULOH JAYA
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
211/HJ/2013
24 Juli 2013
Surat Permohonan
Pengajuan dana
SM
2
BANK HOLILULOH ASIA
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
265/BHA/2013
25 Juli 2013
Surat tagihan
Pelunasan hutang
SM
                   *SM (Surat Masuk)

5.       Sistem Wilayah
a.       Pengertian
Yaitu system mengarsip berdasarkan Alamat surat yang tertera didalam surat.
b.      Daftar klasifikasi
Yaitu daftar dimana kita bisa mengindeks nama(orang/perusahaan) yang tertera di dalam surat dari setiap surat yang masuk/keluar dari perusahaan.
A = Aceh

A-1 = Banda Aceh

A-2 = Jantho

dst
B = Bengkulu

B-1 = Bengkulu kota

B-2 = ……

dst


c.       Filing Cabinet






d.      Kartu Indeks
Reserved: Jb-3 (I)Yaitu daftar yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali surat yang di inginkan. Contoh :

No
Caption/Judul
Address
No dan Tgl Surat
Wilayah
Hal
Ket
1
PT HOLILULOH JAYA
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
211/HJ/2013
24 Juli 2013
Bogor
Pengajuan dana
SM
2
BANK HOLILULOH ASIA
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
265/BHA/2013
25 Juli 2013
Bekasi
Pelunasan hutang
SM
                   *SM (Surat Masuk)

0 komentar:

Poskan Komentar