SISTEM KEARSIPAN(Filing System)
Banyak
orang bekerja di berbagai perusahaan dan melakukan banyak kegiatan yang
berhubungan dengan kertas-kertas. Namun setelah kertas/berkas bertumpuk mereka
sulit untuk menanganinya. Nah, kebetulan ni saya di kampus tercinta diberi mata
kuliah yang berkaitan dengan kearsipan oleh Mom Eka. Oleh karena itu saya ingin berbagi
pengetahuan ni mengenai sistem kearsipan. Adapun sistem kearsipan ada beberapa macam sebagai
berikut :
1. Sistem
Abjad
a.
Pengertian
Sistem kearsipan abjad adalah sistem mengarsip dokumen
berdasarkan abjad atau alphabet mulai dari nama orang/nama perusahaan yang
tertera di dalam surat.
b.
Daftar klasifikasi
Yaitu daftar dimana kita bisa mengindeks
nama(orang/perusahaan) yang tertera di dalam surat dari setiap surat yang
masuk/keluar dari perusahaan.
No
|
Caption/judul
|
Indeks
|
Kode
|
|
1
|
PT
HOLILULOH JAYA
|
HOLILULOH
JAYA,PT
|
Ho
|
H
|
2
|
BANK
CENTRAL ASIA
|
CENTRAL
ASIA,BANK
|
Ce
|
C
|
c.
Filing
Cabinet
Filing
Cabinet
Adalah laci yang harus disiapkan
untuk sebagai
tempat untuk mengapsip dokumen.
d.
Kartu Indeks
Yaitu daftar
yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali surat
yang di inginkan. Contoh :
No
|
Caption/Judul
|
Address
|
No dan Tgl Surat
|
Jenis surat
|
Hal
|
Ket
|
1
|
PT HOLILULOH JAYA
|
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
|
211/HJ/2013
24 Juli 2013
|
Surat
Permohonan
|
Pengajuan
dana
|
SM
|
2
|
BANK CENTRAL ASIA
|
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
|
265/BCA/2013
25 Juli 2013
|
Surat
tagihan
|
Pelunasan
hutang
|
SM
|
*SM
(Surat Masuk)
2. Sistem Tanggal (Kronologis)
a.
Pengertian
Sistem kearsipan
tanggal/kronologis adalah sistem mengarsip dokumen berdasarkan tanggal, bulan,
dan tahun yang tertera di dalam surat.
b.
Daftar Klasifikasi
Yaitu daftar dimana kita bisa mengindeks
nama(orang/perusahaan) yang tertera di dalam surat dari setiap surat yang
masuk/keluar dari perusahaan.
No
|
Caption/judul
|
Indeks
|
Kode
|
|
1
|
PT
HOLILULOH JAYA
|
HOLILULOH
JAYA,PT
|
Ho
|
H
|
2
|
BANK
CENTRAL ASIA
|
CENTRAL
ASIA,BANK
|
Ce
|
C
|
c. Filing Cabinet
Adalah laci yang harus
disiapkan untuk sebagai
tempat untuk mengapsip
dokumen.
d.
Kartu Indeks
Yaitu
daftar yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali
surat yang di inginkan. Contoh :
No
|
Caption/Judul
|
Address
|
No dan Tgl Surat
|
Jenis surat
|
Hal
|
Ket
|
1
|
PT HOLILULOH JAYA
|
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
|
211/HJ/2013
24 Juli 2013
|
Surat
Permohonan
|
Pengajuan
dana
|
SM
|
2
|
BANK CENTRAL ASIA
|
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
|
265/BCA/2013
25 Juli 2013
|
Surat
tagihan
|
Pelunasan
hutang
|
SM
|
*SM
(Surat Masuk)
3. Sistem Nomor
A. Sistem nomor yaitu system mengarsip
berdasarkan urutan datangnya surat. Nah system nomor ini dibagi berbagai 5
jenis ni diantaranya yaitu :
a. Dewey
Yaitu
berdasarkan pokok kegiatan atau masalahyang tertera didalam surat.
b. Block
Yaitu
berdasarkan struktur organisasi perusahaan secara berurutan.
c. Sandi
Sama
halnya dengan jenis block namun bedanya ialah secara acak.
d. Terminal digit
Yaitu
berdasarkan urutan penyimpanan surat yang datang.
e. Seri
Tidak beda jauh dengan
terminal digit, namun seri ini disertai dengan kelompok atau ruas.
B. Daftar klasifikasi
Yang sangat membutuhkan
daftar klasifikasi dalam system nomor ini yaitu jenis dewey, block, dan sandi.
Sisanya tidak begitu membutuhkan daftar klasifikasi ini namun biasanya
menggunakan buku agenda.
000
|
PERSONALIA
|
|||
010
|
Gaji Pegawai
|
|||
011
|
Gaji Pegawai Tetap
|
|||
011.0
|
…
|
|||
011.1
|
…
|
|||
011.2
|
…
|
|||
dst
|
…
|
|||
020
|
……………….
|
|||
021
|
……………….
|
|||
021.0
|
…
|
|||
021.1
|
…
|
|||
021.2
|
…
|
|||
dst
|
…
|
|||
Dst
|
…
|
|||
100
|
…
|
|||
110
|
…
|
|||
111
|
111.0
|
…
|
||
111.1
|
…
|
|||
111.2
|
…
|
|||
C. Filing cabinet
Adalah
laci yang harus disiapkan untuk sebagai
|
|
D.
Kartu Indeks
Yaitu
daftar yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali surat
yang di inginkan. Contoh :
No
|
Caption/Judul
|
Address
|
No dan Tgl Surat
|
Jenis surat
|
Hal
|
Kode
|
Ket
|
1
|
PT HOLILULOH JAYA
|
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
|
211/HJ/2013
24 Juli 2013
|
Surat
Permohonan
|
Pengajuan
dana
|
100.0
|
SM
|
2
|
BANK CENTRAL ASIA
|
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
|
265/BCA/2013
25 Juli 2013
|
Surat
tagihan
|
Pelunasan
hutang
|
100.1
|
SM
|
*SM
(Surat Masuk)
4.
Sistem Subjek
a.
pengertian
yaitu mengarsip berdasarkan perihal yang
tertera didalam surat.
b. Daftar Klasifikasi
Yaitu daftar dimana kita bisa mengindeks
nama(orang/perusahaan) yang tertera di dalam surat dari setiap surat yang
masuk/keluar dari perusahaan.
No
|
Caption/judul
|
Indeks
|
Kode
|
|
1
|
PT
HOLILULOH JAYA
|
HOLILULOH
JAYA,PT
|
Ho
|
H
|
2
|
BANK
CENTRAL ASIA
|
CENTRAL
ASIA,BANK
|
Ce
|
C
|
c.
Filing Cabinet
d.
Kartu Indeks
Yaitu
daftar yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali
surat yang di inginkan. Contoh :
No
|
Caption/Judul
|
Address
|
No dan Tgl Surat
|
Jenis surat
|
Hal
|
Ket
|
1
|
PT HOLILULOH JAYA
|
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
|
211/HJ/2013
24 Juli 2013
|
Surat
Permohonan
|
Pengajuan
dana
|
SM
|
2
|
BANK HOLILULOH ASIA
|
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
|
265/BHA/2013
25 Juli 2013
|
Surat
tagihan
|
Pelunasan
hutang
|
SM
|
*SM
(Surat Masuk)
5. Sistem Wilayah
a. Pengertian
Yaitu system mengarsip
berdasarkan Alamat surat yang tertera didalam surat.
b. Daftar klasifikasi
Yaitu daftar dimana kita bisa mengindeks
nama(orang/perusahaan) yang tertera di dalam surat dari setiap surat yang
masuk/keluar dari perusahaan.
A = Aceh
|
|
A-1 = Banda Aceh
|
|
A-2 = Jantho
|
|
dst
|
|
B = Bengkulu
|
|
B-1 = Bengkulu kota
|
|
B-2 = ……
|
|
dst
|
|
c. 
Filing Cabinet
Filing Cabinet
d. Kartu Indeks
Yaitu
daftar yang disiapkan/dibuat untuk memudahkan kita mencari/menemukan kembali
surat yang di inginkan. Contoh :
No
|
Caption/Judul
|
Address
|
No dan Tgl Surat
|
Wilayah
|
Hal
|
Ket
|
1
|
PT HOLILULOH JAYA
|
Jl. Sholeh Iskandar No. 24 Bogor
|
211/HJ/2013
24 Juli 2013
|
Bogor
|
Pengajuan
dana
|
SM
|
2
|
BANK HOLILULOH ASIA
|
Jl. Gunung Bubut No. 17 Jakarta Barat
|
265/BHA/2013
25 Juli 2013
|
Bekasi
|
Pelunasan
hutang
|
SM
|
*SM
(Surat Masuk)
0 komentar:
Posting Komentar